Как «достать» всех?

Не секрет, что в рамках корпоративного бестиария если не первую, то определенно топовую позицию занимает именно комплаенс-контролер. Связано это и с деятельностью по соответствию и с инструментарием, которым пользуется комплаенс-контролер и с методами реагирования, ведь именно комплаенсу для принятия решения достаточно обоснованных сомнений, а не железобетонных фактов.
Но есть ли способ добиться еще более неприязненных отношений к комплаенс службе? Конечно, и сейчас мы как Центр Развития Комплаенс Контроля с этим охотно поделимся. Зачастую спорные с точки зрения этики и соответствия решения, продвигаются высшим руководством путем совещаний. При этом цель такого совещания зачастую сводиться не к тому, чтобы взвесить риски и рассмотреть имеющиеся факты, цель более проста разделить ответственность между контролирующими подразделениями.
Кроме того, иногда комплаенс-службу продавливает такая позиция большинства, которая идет в разрез с провозглашенной этикой компании и/или установленными внутренними правилами. Как правило такие совещания ведутся в устной форме и никак не оформляются, за редким исключением; протокол заседания правления с приглашенными специалистами, где одной строчкой: члены правления проголосовали за решение единогласно, мнение специалистов было заслушано.
В связи с этим комплаенс-контролёру необходимо настоять (или взять на себя эту обязанность) вести в протокол встречи и распространять его среди высшего руководства компании, в нем необходимо отразить: предысторию вопроса, факты, причины для принятия решения «да» или «нет».
Брать на себе еще и эту дополнительную обязанность возмутиться комплаенс-контролер, да как такой письменный протокол может улучшить программу соответствия в компании, а также защитит честность и независимость комплаенс-службы?

Давайте разбираться.

№1. Написанное дисциплинирует. Все возможные гуру менеджмента, так долго убеждали нас, что в корпорация важна команда, что важно быть именно командным игроком. Иначе офисный самурай теряет лицо и должен совершить над собой сэппуку.  Что же происходит на таких совещаниях? Много дискуссий, подмен понятий и смыслов, позиции командных игроков постоянно меняются, очень много недосказанности. С другой стороны, письменное выражение совещания резко меняет позиции говорящих, потому как на бумаге расшифровка диктофонной записи уже не будет выглядеть умным и значительным, обаяние личности на бумаге не срабатывает. Бумага ценит идеи, и результаты, а не дискуссию и красивые фразы. Чувствуете, как это подходит комплаенс службе?  

№2. Четкость письма-четкость мышления. Думаю, все согласятся, что по-настоящему понять проблему, можно только изложив ее на бумаге. Бумага четко выявляет логические заблуждения и недостающие связи. С другой стороны, большинству руководителей легче говорить. Произнесенные слова уплывают. Полусформированные мысли, но с красивым эмоциональным посылом звучат разумно. Поэтому так важно вести протокол и согласовывать его с участниками совещания, возможно в результате решение противоречащие программе комплаенс, не будет приняты.

№3. Запись истории решений. Ответственность за свои мысли пугает, и многим из присутствующих на совещании, такой оборот совершенно не понравится. Но есть и обратная стороны медали, эти исторические записи решений в конечном счете при их использовании приводят к предсказуемости и стабильности, и обеспечивают отличную основу для принятия новых решений и позволят избежать повторяющих обсуждений, имеющих в основе лишь одно, нарушить правила, установленные компанией.  

№4. Важный момент. Согласование. Комплаенс-контролеру нет необходимости создавать окончательный протокол совещания, целесообразнее отправлять черновики и предлагать письменные комментарии и предложения. Правильно ли изложены факты? Они полные? Логично ли следует вывод? Есть ли у руководителей бизнес-подразделений более актуальная информация, которая может повлиять на результат? Все это позволить принимать решения осознанно и без эмоциональной составляющей.

№5. Возможность объясниться. Комплаенс службе полезно объяснять свои решения. Это позволяет детализировать суть проблемы, что не всегда ясно из простого - «нет». Исчерпывающие письменные решения — это то место, где можно полностью объяснить свое «нет» и, таким образом, смягчить гнев и разочарование в отношении деятельности комплаенс-службы.

№6 Защита. Зачастую комплаенс служба оказывается под ударом даже, если при принятии решений она была против, но высшее руководство проигнорировало все доводы комплаенса. И в этом случае эти протоколы станут той самой персональной линией защиты комплаенс службы, от обвинений в пренебрежении своими обязанностями.
Возможно, аргументом против ведения протоколов принятия решений будет то, что в случае выемки данные документы могут использоваться против компании, такой риск присутствует всегда, когда внутренние корпоративные решения записываются. Однако вряд ли этот аргумент перевешивает практические пользу от такого дополнительного документооборота, когда речь идет о комплаенсе – решения должны быть взвешенными.
Тем же комплаенс-контролерам, которым кажется, что ведение таких документов «слишком для комплаенс службы», я хочу напомнить, что при комплаенс расследовании, мы всегда ведем протоколы и записи.  Тогда почему при оценке решений на соответствие комплаенс служба отказывается от этого инструмента?
Берегите Ваши компании!