Самая дорогая фраза в бизнесе

Почему проверка контрагентов должна быть не формальностью, а частью защиты бизнеса

Процедуры KYС вошли в существующий рельеф бизнеса, как что-то простое и привычное одних только сайтов где можно получить информацию о контрагенте насчитывается десятками; безусловно это хороший и правильный вектор развития, но новизна прошла наступила некая апатия бизнес включил KYC в рутину. А то что стало рутиной уже не воспринимается бизнесом как что-то важное.

Но есть фразы, после которых юрист, комплаенс-офицер и антифрод-специалист должны насторожиться. Одна из них звучит так: “Мы его давно знаем”.

Обычно этой фразой объясняют, почему контрагента не проверили, договор не прочитали внимательно, реквизиты не подтвердили, цену не сравнили с рынком, документы приняли “как есть”, а сделку провели быстро и без лишних вопросов.

Логика вроде бы понятная. Если компания давно работает с поставщиком, подрядчиком, клиентом или партнёром, значит, он надёжный. Но так ли это на практике?

Бизнес это непрерывная динамика и как нельзя войти в одну реку дважды так и наш контрагент будет постоянно меняться. У него может смениться собственник. Может ухудшиться финансовое состояние. Могут появиться судебные споры. Может измениться поведение. Могут появиться признаки номинальности. Может возникнуть связь с недобросовестными лицами. Могут измениться банковские реквизиты. Может появиться посредник, которого раньше не было.

И если компания продолжает работать “по старой памяти”, она может не заметить момент, когда привычный контрагент превращается в источник риска. Проверка контрагента это не недоверие, хотя бы потому что мы проверяем не физическое лицо с которым дружим много лет, а юридическое лицо, которое постоянно динамически изменятся.

Между тем многие предприниматели воспринимают проверку контрагентов как проявление недоверия.

Мол, если мы начнём проверять партнёра, он обидится. Если попросим документы, подумает, что мы ему не верим. Если будем задавать вопросы сделка затянется Но нормальная проверка контрагента никакого отношения к доверию не имеет. Во первых это вопрос нашей процедурности, во вторых это ведет к снижению нашего бизнес-риска и странно что иной предприниматель этого не понимает.

Это деловая гигиена.

Бизнес проверяет не потому, что заранее считает всех мошенниками. Бизнес проверяет потому, что отвечает за свои деньги, обязательства, репутацию, налоги, клиентов, сотрудников и управленческие решения. Компания не обязана верить на слово. Компания должна знать с кем она работает именно в эту минуту.

Пример из практики. Владелец одной строительной компании настолько доверял контрагенту, что когда оказался с ним суде. Съел сказку о том, что суд формальность нужная банку контрагента и даже воспользовался услугами юриста контрагента. Какая глупость! - скажите Вы. И будете правы с позиции ретроспективы, но рассмотрим ситуацию с точки зрения владельца строительной компании; он двигался с этим контрагентом с 1990 и он его ни разу не подвел, а вот в 2013году решил подвести да так, что строительная компания разорилась и оказалась должна буквально всем и владелец был вынужден продавать личную недвижимость чтобы рассчитаться с долгами компании.

Что бизнес передаёт контрагенту?

Когда компания заключает договор, она передаёт контрагенту не только деньги. Иногда она передаёт гораздо больше:

·         доступ к своим процессам;

·         коммерческую информацию;

·         персональные данные;

·         товар;

·         предоплату;

·         репутацию;

·         право действовать от имени компании;

·         доступ к клиентам;

·         участие в цепочке поставок;

·         возможность влиять на сроки и качество работы;

·         документы, которые потом могут иметь юридическое значение.

Поэтому вопрос “Кто наш контрагент?” - не формальность. Это один из ключевых вопросов безопасности бизнеса и то как вы на него ответите может сыграть, как в приведенном выше примере роковую роль.

Почему одной регистрации недостаточно

Частая ошибка считать, что если компания официально зарегистрирована, значит, с ней можно работать. Регистрация юридического лица сама по себе не доказывает добросовестность. Компания может быть зарегистрирована, но при этом:

·         не вести реальную деятельность;

·         не иметь достаточных ресурсов для исполнения договора;

·         использоваться как посредник без понятной роли;

·         иметь массовый адрес;

·         часто менять руководителей или участников;

·         участвовать в сомнительных схемах;

·         быть связанной с другими проблемными компаниями;

·         иметь судебные споры;

·         быть созданной незадолго до крупной сделки и исключительно под нее;

·         не иметь сотрудников, оборудования, опыта или активов для заявленных работ.

Проверка контрагента должна отвечать не только на вопрос: “Существует ли эта компания?” Гораздо важнее другой вопрос: "Может ли эта компания нормально, законно и безопасно выполнить то, что она обещает?"

Где возникают основные риски

Риски работы с контрагентами могут появляться в разных точках.

1. Риск оплаты не тому лицу

Один из самых простых и болезненных сценариев деньги уходят не тому получателю. Это может произойти из-за подмены реквизитов, ошибки сотрудника, поддельного письма, взломанной переписки или внутреннего сговора.

Особенно опасны ситуации, когда контрагент сообщает:

·         “у нас изменились банковские реквизиты”;

·         “оплатите на другую компанию”;

·         “счёт нужно оплатить срочно”;

·         “договор потом переделаем”;

·         “сейчас оплатите сюда, так быстрее”.

Такие ситуации должны автоматически включать дополнительную проверку. Изменение реквизитов это не техническая мелочь. Это один из самых чувствительных моментов в финансовой безопасности компании. А что мы зачастую видим на практике? Бухгалтер не считает нужным ставить комплаенс службу в известность о таком малозначительном событии.

2. Риск фиктивного или слабого поставщика

Компания может заключить договор с поставщиком, который формально существует, но фактически не способен выполнить обязательства.

Например, у него нет оборудования, персонала, опыта, лицензий, разрешений, склада, транспорта или реальной деловой истории.

Иногда такой поставщик нужен только как прослойка. Он не производит товар, не оказывает услугу, не создаёт ценности, но получает деньги и передаёт работу дальше. В итоге бизнес платит дороже, получает хуже и теряет контроль над исполнением, и самое печальное даже не знает об этом.

3. Риск скрытой связи с сотрудниками компании

Контрагент может быть связан с сотрудником, руководителем, закупщиком, менеджером или другим лицом внутри компании. Это не всегда запрещено само по себе. Но если связь скрыта, возникает конфликт интересов. Компания думает, что выбирает поставщика по качеству, цене и условиям. А на самом деле решение может быть принято потому, что это “свой” поставщик.

В результате бизнес может получить завышенную цену, слабое качество, фиктивные услуги или зависимость от конкретной группы лиц.

4. Риск юридических последствий

Плохой контрагент может создать для компании не только финансовые, но и юридические проблемы.

Например:

·         договор невозможно нормально исполнить;

·         предмет договора описан размыто;

·         у контрагента нет нужных прав или полномочий;

·         подписант не имел права подписывать договор (истекла доверенность или полностью отсутствует);

·         документы оформлены с ошибками;

·         результат работ невозможно доказать;

·         контрагент исчезает после предоплаты;

·         возникают претензии от третьих лиц;

·         сделка выглядит экономически необоснованной.

В таких случаях компания может потерять деньги, время и возможность нормально защитить свою позицию.

5. Риск репутации

Иногда проблема не в том, что контрагент не исполнит договор. Проблема в том, что сама связь с ним может ударить по репутации бизнеса. Особенно если контрагент связан с мошенничеством, недобросовестными практиками, санкционными рисками, коррупцией, серыми схемами, массовыми судебными спорами или публичными скандалами.

Репутационный риск часто недооценивают, особенно в Казахстане, пока он не становится публичным.

Но когда информация уже вышла наружу, объяснять “мы не знали” обычно поздно.

Проверка нужна не только перед заключением договора

Ещё одна распространённая ошибка проверять контрагента только один раз. Перед заключением первого договора. Но бизнес-отношения могут длиться годами.

За это время у контрагента может измениться многое:

·         руководство;

·         участники;

·         финансовое состояние;

·         судебная история;

·         банковские реквизиты;

·         деловая репутация;

·         сфера деятельности;

·         структура группы;

·         качество исполнения;

·         отношение к обязательствам.

Поэтому проверка контрагента должна быть не разовой процедурой, а элементом постоянного контроля. Особенно если речь идёт о крупных суммах, регулярных платежах, критически важных поставщиках или контрагентах, которые получают доступ к важным данным и процессам компании.

Что нужно проверять "рабочий минимум"

Минимальная проверка контрагента должна быть понятной и практичной. Она не должна превращаться в бесконечную бюрократию, но должна закрывать основные риски.

1.      Регистрационные данные. Нужно убедиться, что компания действительно существует, кто её руководитель, когда она создана и чем занимается.

2.      Полномочия подписанта. Важно понимать, имеет ли лицо право подписывать договор и принимать обязательства от имени контрагента.

3.      Судебная и претензионная история. Если контрагент постоянно судится, не исполняет обязательства или участвует в однотипных спорах, это тревожный сигнал.

4.      Репутация и публичная информация. Иногда открытые источники дают больше, чем формальные документы.

5.      Экономический смысл сделки. Нужно понимать, зачем нужен именно этот контрагент, почему выбрана именно эта цена и какую реальную ценность получает компания.

6.      Связь с сотрудниками или руководством компании. Если есть личная заинтересованность внутри компании, она должна быть раскрыта до принятия решения.

7.      Реквизиты и платежная информация. Банковские реквизиты нужно подтверждать особенно внимательно, особенно при изменениях.

8.      Способность исполнить договор. У контрагента должны быть ресурсы, опыт, люди, оборудование, права или партнёры, необходимые для выполнения обязательств.

9.      Наличие специальных требований. Если деятельность требует лицензий, разрешений, сертификатов, аккредитации или специальных допусков, это нужно проверять до договора, а не после проблемы.

10. История исполнения. Если контрагент уже работал с компанией, нужно смотреть не только факт сотрудничества, но и качество: сроки, претензии, документы, отклонения, спорные ситуации.

Красные флаги

Есть признаки, при которых сделку лучше остановить и проверить глубже.

Например:

·         контрагент создан недавно, но сразу получает крупный договор;

·         цена заметно выше или ниже рынка без понятного объяснения;

·         контрагент просит оплатить на другую компанию;

·         часто меняются реквизиты;

·         нет понятного сайта, офиса, сотрудников или деловой истории;

·         руководитель связан с большим количеством разных компаний;

·         условия сделки навязываются в режиме дедлайн просрочен;

·         контрагент уклоняется от предоставления документов;

·         в договоре размыто описан результат;

·         поставщик выбран без альтернатив;

·         инициатор сделки сопротивляется проверке

·         есть личная связь между контрагентом и сотрудником компании

·         услуги сложно измерить и подтвердить

·         закрывающие документы выглядят формально

·         контрагент не может объяснить, кто фактически будет исполнять договор

Один такой признак не всегда означает нарушение. Но несколько признаков вместе уже серьёзный повод для остановки сделки и проведения дополнительной проверки.

Проверка контрагента защищает не только компанию

Хорошая процедура проверки защищает не только собственника. Она защищает и сотрудников. Когда в компании есть понятные правила, сотруднику проще отказать в сомнительной операции. Это снимает с сотрудника личное давление и переводит ситуацию в понятную процедуру.

Правила защищают честных людей от опасных решений.

Что должно быть в компании

Чтобы проверка контрагентов работала, компании нужен не огромный регламент на сто страниц, а понятный порядок действий.

В нём должно быть определено:

·         кто инициирует проверку;

·         какие документы запрашиваются;

·         кто проверяет регистрационные данные;

·         кто проверяет полномочия подписанта;

·         кто проверяет реквизиты;

·         кто оценивает юридические риски договора;

·         кто проверяет конфликт интересов;

·         какие признаки считаются красными флагами;

·         кто принимает решение по рискованному контрагенту;

·         как фиксируется результат проверки;

·         частота и/или условия проведений повторных проверок.

Главное чтобы проверка не существовала только “на бумаге”. Она должна быть встроена в реальные процессы: закупки, продажи, договорную работу, платежи и работу с подрядчиками.

Главный вопрос для собственника

Собственнику стоит задать себе простой вопрос: "Если завтра возникнет спор, проверка или финансовая потеря, сможет ли компания объяснить, почему она выбрала именно этого контрагента?"

Если ответ: “Потому что мы его давно знаем”, этого недостаточно. Нужны документы, логика, проверка, согласование и понятный след принятого решения.

Бизнес имеет право доверять. Но зрелый бизнес не заменяет доверие слепотой.

Вывод

Проверка контрагентов это не формальность и не проявление недоверия. Это один из базовых элементов защиты бизнеса. Компания должна понимать, с кем она работает, кому платит деньги, кому передаёт данные, кого допускает к своим процессам и чьи действия могут повлиять на её репутацию.

Фраза “мы его давно знаем” может быть началом нормального делового доверия. Но она не должна быть заменой проверки. Потому что самый опасный контрагент не всегда новый и неизвестный. Иногда самый опасный контрагент тот, которого давно перестали проверять.

Берегите Ваши компании!